kerstpakketten 2016 bestellen
Kerstpakkettenidee.nl
Twitter

Checklist Effectief Vergaderen

Tips om effectief vergaderen

Maak gebruik van deze handige “Checklist Effectief Vergaderen” welke je helpt efficient vergaderen te bevorderen samen met je team. Door de checklist goed te doorlopen en te checken kun je niets vergeten, waarbij we je veel vergadertechnieken tips geven. Het is niet een cursus vergaderen of zo, maar de voorbereiding doet wel denken aan de basisvoorwaarden voor een effectieve vergadering. Succes verzekerd!

Effectief vergaderen op locatie - goed voorbereiden ipv improviseren met een vergadering is niet effectief - www.vergaderlocatiealkmaar.nl

Misschien lijkt het op een training Effectief vergaderen of een cursus effectief vergaderen, dan klopt het dat er elementen tussen zitten die uit de boeken komen. Het geeft u het voordeel om met deze effectief vergaderen tips goed voorbereid te zijn om uw doelstellingen te behalen.

Conclusie uitkomst vergadering!
1 Er zijn besluiten genomen
2 Er zijn antwoorden op vragen gegeven
3 Er zijn oplossingen voor problemen bedacht
4 Er is afgesproken wie wat wanneer doet
5 Alle deelnemers zijn op de hoogte van de resultaten, besluiten, vragen-antwoorden,
problemen-oplossingen en actiepunten die aan de orde gekomen zijn

Basisregels voor een effectieve vergadering
1 Bereidt u goed voor
– lees de stukken
– bedenk wat u wilt bijdragen
– bedenk wat u te weten wilt komen
– bedenk wat u wilt bereiken

2 Luister actief
– heeft u nog vragen?
– heeft u suggesties?
– wat kunt u met wat iemand anders zegt?
– heeft iemand anders al gezegd wat u wilde zeggen?

3 Laat anderen uitpraten
– onderbreek mensen niet en praat niet door ze heen
– wacht tot de technisch voorzitter u het woord geeft
– start geen gesprekje met buurman/buurvrouw

4 Geef aan wat u verwacht
– wilt u iets mededelen dat voor anderen nuttige informatie kan zijn (een idee, een
oplossing, een strategie)?
– heeft u een vraag en wilt u dat anderen meedenken over een antwoord?
– heeft u een probleem en wilt u dat allen meedenken over de oplossing?
– wilt u dat er een besluit genomen wordt?

5 Wees kort en bondig
– ga ervan uit dat iedereen de stukken heeft gelezen
– meldt alleen hoofdzaken: de uiteindelijke vraag, uw suggestie, de gevonden oplossing
– ga alleen in op het onderwerp

6 Ben er
– beschouw de vergadering als een onmisbaar onderdeel van uw bestuurswerk
– zorg zelf dat het dat ook echt is
– ben er op tijd
– loop niet tussentijds of voortijdig weg

Structuur voor een effectieve vergadering

1 Voorbereiding

a) Er is minimaal twee weken voor de vergadering een verslag van de vorige
vergadering inclusief besluitenlijst en actiepuntenlijst

b) Elke werkgroep of commissie formuleert volgens een vast format vragen en
thema’s één week voor de vergadering en levert deze aan bij hun
contactpersoon uit het bestuur of bij de secretaris

c) Mededelingen van algemene aard worden volgens een vast format minimaal één
week voor de vergadering aangeleverd bij de secretaris of de door de secretaris
gemandateerde vrijwilliger

d) Een geannoteerde agenda met alle achterliggende stukken wordt minimaal vier
dagen voor de vergadering aan alle deelnemers gestuurd

e) Elke werkgroep en commissie bespreekt de resultaten, vragen en problemen voor
die het in de vergadering wil inbrengen;

g) Elke werkgroep of commissie heeft of benoemt een spreker die tijdens de
vergadering het woord voert ten aanzien van de onderwerpen die zij willen inbrengen (eventueel per onderwerp)

h) Iedereen leest de vergaderstukken tijdig; zo mogelijk bespreekt elke commissie
en werkgroep de vergadering voor.

2 Vergadering op effectieve wijze

a) Benoem een technisch voorzitter; dit hoeft niet persé de voorzitter van het bestuur
te zijn. Zeker als de voorzitter inhoudelijk of persoonlijk betrokken is bij te
bespreken onderwerpen, is het beter iemand anders als technisch voorzitter te laten optreden

b) Stel een duidelijke begin- en eindtijd vast en stel een maximumtijd per onderwerp vast

c) Las bij een vergadering langer dan een uur een pauze van minimaal tien minuten
in;

d) Zorg dat iedereen zich aan de grondregels houdt;

e) Zorg dat de juiste apparatuur aanwezig is voor eventuele presentaties;

f) Zorg voor voldoende koffie, thee, water en koekjes.

3 Nazorg

a) De technisch voorzitter en de notulist bespreken direct na de vergadering de
besluiten en actiepunten door om te zorgen dat ze allen juist en volledig genotuleerd zijn;

b) Alle besluiten en actiepunten worden zo snel mogelijk (het liefst nog dezelfde dag,
maar in ieder geval binnen drie dagen na de vergadering) rondgestuurd aan de deelnemers;

c) Het bestuur, de commissies en werkgroepen bespreken aan de hand van de
besluiten en actiepunten, de vergadering na:
– was de inbreng in orde?
– zijn er bruikbare antwoorden op de vragen?
– zijn er bruikbare oplossingen voor problemen?
– zijn de genomen besluiten werkbaar en uitvoerbaar?
– wie gaat binnen het team welke afgesproken actie uitvoeren?
– als er iets is blijven liggen, wat gaat daar dan mee gebeuren en wie gaat dat doen?

De technisch voorzitter
– bewaakt het proces van de vergadering;
– zorgt dat iedereen aan het woord kan komen;
– spreekt deelnemers waar nodig aan op hun gedrag;
– bewaakt de tijd;
– zorgt dat er besluiten en actiepunten worden afgesproken;
– bemoeit zich niet inhoudelijk met de vergadering;
– maar kan wel vragen stellen ter verduidelijking;
– grijpt in waar hij/zij dat nodig acht.

Checklist effectief vergaderen - Gebruik de checlist als hulpmiddel bij uw vergaderingen voor een effectief resultaat - www.vergaderlocatiealkmaar.nl

Download de checklist effectief vergaderen en gebruik het als hulpmiddel bij uw vergaderingen.

 

Delen met uw zakenrelatie:
Delen met uw zakenrelatie:
Facebook
Google+
http://vergaderlocatiealkmaar.nl/vergadernieuws-alkmaar/checklist-effectief-vergaderen/
LinkedIn




Facebook
Google+
http://vergaderlocatiealkmaar.nl/vergadernieuws-alkmaar/checklist-effectief-vergaderen
LinkedIn
%d bloggers liken dit: